voor online bijeenkomsten
- Als facilitator, voorzitter of begeleider zijn 3 dingen belangrijk: voorbereiding, voorbereiding en voorbereiding. En die zijn voor een online sessie nóg belangrijker dan voor een offline sessie. Waarom? Je zult extra aandacht moeten besteden aan je ontwerp én rekening moeten houden met de technische kant van de bijeenkomst. Zowel voor jezelf als facilitator alsook voor de deelnemers. Is iedereen digivaardig genoeg? Pas je programma erop aan.
- Check – dubbel check en triple check of jouw eigen techniek ook echt werkt. Maak liefst gebruik van een vaste internetverbinding, verschillende devices (laptop, mobiel, tablet liggen allemaal klaar) en doe een beeld- en geluidcheck vooraf. Hoe is het licht, kun je een extra lampje naast je laptop zetten? Doen! Jouw mimiek is belangrijk!
- Ontwerp je sessie met je doelgroep in je hart. Een open deur wellicht maar denk even mee: een sessie voor net afgestudeerde online marketeers ga je anders ontwerpen dan voor de professionele financiële administrateurs. Denk aan werkvormen, doorlooptijd, pauzetijd enz. Voel je m?
- Leg voor jezelf een ‘my all time favourites’ lijstje aan met werkvormen die je zelf graag doet. Je gaat ze op den duur zo uit je mouw schudden en beter nog: als een sessie anders loopt dan gepland, pak je zo een werkvorm erbij die je in je programma kan improviseren.
- Jouw energie is besmettelijk! Zowel positief als negatief. Via een scherm communiceren vraagt van jou als facilitator nóg meer enthousiasme in woord, in mimiek, in je handgebaren en algehele uitstraling. En je zult zien dat je meer mensen geboeid houdt als je zelf actief en energiek achter de camera meedoet.
- Bij een bijeenkomst van meer dan 6/7 mensen: vraag of iemand je helpt om de chat (en de opgestoken handjes) in de gaten te houden. Je hoeft er zo zelf niet op te letten en mooi neveneffect: die mede-moderator is actief betrokken bij de bijeenkomst.
- Gebruik de chat. Begin daar al mee voorafgaand aan de bijeenkomst. Laat mensen vast hun bezigheden opschrijven (scheelt weer een dodelijk saai ‘rondje langs de velden’. En zet ook daar de agendapunten vast klaar. Tijdens de bijeenkomst kun je vragen om korte reacties op een stelling of vraag op te schrijven. Ook altijd fijn om terug te kunnen lezen.
- Afhankelijk van de duur van jouw sessie plan je de pauzes vooraf in en maak je de tijden (grofweg) kenbaar. Deelnemers weten dan wanneer ze even naar de wc kunnen of benen kunnen strekken. Dat maakt ook dat ze zich beter kunnen concentreren tijdens de sessie.
- Beweeg! Zorg dat je in je sessie meerdere beweeg-werkvormen gebruikt die maken dat je ook echt moet bewegen. Denk aan: ‘Sta op als… (je vanmorgen koffie als ontbijt had’ of doe een microbreak met stoelyoga oefening of geef een korte opdracht waarvoor men wel moet opstaan (ga nu iets blauws in de keuken pakken). En stuur mensen gericht naar hun pauzemoment: We hebben nu xx minuten pauze, sta op en (loop even naar de brievenbus, ga naar de WC, ga de kat kroelen, ga koffie halen enz). Je brein is je dankbaar!
- De check-in is belangrijk, maar vergeet ook zeker niet de waarde van een gezamenlijke check-out. Geen suffe rondvraag maar sluit af met een samenvatting door de deelnemers zelf. De chatfunctie is daarvoor reuze handig. Want iedereen kan meedoen en later teruglezen. En tevens zie jij als begeleider wie niets opschrijft en die persoon kan je nog even noemen. Geef een opdracht zoals: ‘schrijf in de chat wat jij morgen gaat doen aan…. (agendapunt)’ of ‘schrijf in telegramstijl wat jij straks terugkoppelt aan jouw afdeling’.
Tot slot vraag je iedereen om een emoji te gebruiken om zijn/haar stemming uit te drukken. Of bedenk een creatieve of ludieke slotvraag. Bijvoorbeeld: zoek een emoji met een activiteit waar je straks met plezier aan gaat beginnen. Een vergadering met een lach afsluiten geeft ook energie!
Interesse in meer tips? Of zoek je een begeleider of facilitator van jouw (online) bijeenkomst? App, mail of bel me! Ik beleef er veel plezier aan als ik kan meedenken en jouw sessie tot een succes kan maken.